Вам нужно оформить какую-то льготу, получить наследство, поступить в институт? Вам обязательно потребуются копии имеющихся у вас на руках документов. Причём, копии заверенные. Именно такие копии могут потребовать в налоговой инспекции, ГИБДД и ещё во многих организациях.

Засвидетельствовать для вас подлинность копии документа или выписки из него может нотариус. Это его право прописано в 77 статье Основ законодательства РФ о нотариате.

Согласно статистике, установление подлинности копии документа составляет до 65 % от общего числа нотариальных действий. При его выполнении нотариус сравнивает тождественность текста предъявленной копии оригиналу. В практике эта процедура считается действием несложным, занимающим мало времени и не требующим особых знаний.

Однако вспомните, какой первый вопрос вам задавал нотариус, когда вы обращались за копией необходимых вам документов? Правильно: «Для какой цели она вам необходима?» Вопрос этот неслучаен. Нотариус откажет вам в установлении подлинности копии документа, если совершение такого действия противоречит закону; если действие подлежит совершению другим нотариусом; если документы, предоставленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства; а так же если документ составлен на языке, которым не владеет нотариус, и не имеет надлежащим образом оформленного перевода.

Вообще определение понятия «документ» в законодательстве отсутствует. Согласно существующим государственным стандартам, под документом понимают зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Такими реквизитами должны являться дата выдачи документа, его регистрационный номер, подпись руководителя с расшифровкой фамилии и печать учреждения, выдавшего документ. Подлинником официального документа является первый и единичный экземпляр. За свидетельствованием верности копии или выписки из документа к нотариусу может обратиться любое лицо, имеющее при себе удостоверение личности, и не обязательно являющееся владельцем документа. Установление факта полной дееспособности гражданина при этом не требуется.

Копия документа может быть исполнена от руки, с использованием технических средств или иным способом свето-либо фотокопирования.

Нотариус также может отказать в свидетельствовании верности копии с документа, на котором имеется указание о том, что копия с данного документа не снимается (если документ имеет гриф секретности — ФЗРФ от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне»). Такие же отметки могут быть и на медицинских заключениях и справках, свидетельствующих о психическом заболевании лица. Могут вам отказать и ещё в некоторых случаях, например, если:

-в тексте документа имеются подчистки, дописки, зачёркнутые слова, иные неоговоренные исправления;

-документ или его часть исполнены карандашом;

-документ в силу повреждений или ветхости имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизитов печати, скрепляющей подпись должностного лица, или имеет какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или его подлинности;

-нарушена целостность документа, что не позволяет установить его идентичность;

-документ, объём которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью должностного лица и печатью.

На данный пункт, хочется особо обратить внимание руководителей учреждений, предприятий всех форм собственности: выдавая документ, позаботьтесь о том, чтобы он действительно был документом.

Верность копии или выписки из документа, исходящего от гражданина, свидетельствуется при условии, что подлинность подписи этого гражданина засвидетельствована либо нотариально, либо уполномоченным должностным лицом организации по месту работы, учебы или жительства гражданина. Не могут быть засвидетельствованы копии со сделок в простой письменной форме, хотя бы и прошедшие регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, поскольку подлинность подписи граждан на указанных сделках не засвидетельствована в порядке, установленном статьёй 78 Основ законодательства РФ о нотариате.

Нельзя свидетельствовать верность копии с документа, если его поверхность заламинирована (исключение составляют документы, техника изготовления которых разрешает использовать указанные средства защиты, как то паспорта, водительские удостоверения). Поэтому, уважаемые граждане, не ламинируйте документы, как вам кажется, для лучшей сохранности, так как в дальнейшем снять пленку без механических повреждений, не нарушив защитной сетки документа, невозможно.

Также хочется обратить внимание руководителей юридических лиц: согласно Федеральному закону «О государственной регистрации юридических лиц» от 08 августа 2001 года № 129-ФЗ, свидетельствование верности копий учредительных документов юридических лиц возможно только после регистрации юридических лиц в установленном законом порядке.

Г. Трусова,
нотариус Печенгского района